Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp là một phương tiện hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong chiến lực marketing cũng như tiếp cận và trao đổi thông tin hiệu quả đối với khách hàng. Không những thế, email doanh nghiệp còn lại nhiều lợi ích vượt trội, vì vậy mà nó được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Tuy nhiên, việc sử dụng email doanh nghiệp cũng không đơn giản, để email có thể vận hành ổn định và đạt hiệu quả cao, bạn cần có những phương pháp chuyên nghiệp. Hãy cùng tham khảo bài viết Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp để dưới đây của WebNow để có thêm nhiều thông tin hữu ích bạn nhé!

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp

Tại sao nên dùng email doanh nghiệp?

Tăng sự chuyên nghiệp

Sở hữu một email doanh nghiệp sẽ giúp bạn vận hành công việc hiệu quả, tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp nội bộ cũng như việc trao đổi thông tin công việc với các đối tác và khách hàng. Bên cạnh đó, khách hàng còn đánh giá mức độ uy tín của doanh nghiệp dựa vào email. Khi nhìn thấy 1 email có dạng hi@webnow.vn, khách hàng sẽ tăng sự tin tưởng và đánh giá cao hơn về doanh nghiệp so với khi nhìn thấy email hi.webnow@gmail.com.

Tăng tính bảo mật

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp đánh giá rất cao về tính bảo mật của một email doanh nghiệp. Việc sử dụng email tạo từ google sẽ không có khả năng bảo mật cao. Điều này dễ dàng giúp cho những hacker có thể xâm nhập vào email của bạn để đánh cặp những thông tin quan trọng. Hoặc thậm chí can thiệp sử dụng email cho các mục đích xấu với danh nghĩ doanh nghiệp của bạn.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp

Hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả

Một tài khoản gmail thông thường sẽ bị hạn chế khá nhiều chức năng so với một email doanh nghiệp. Theo đánh giá của Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp thì email doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích từ quá trình quản lý như phân quyền, chỉnh sửa, mở hay khóa tài khoản của một cá nhân nào đó.

Tăng không gian lưu trữ

Nếu sử dụng email google, vì là một email miễn phí nên khả năng lưu trữ của nó chỉ tối đa là 15GB, một mức lưu trữ vô cùng hạn chế. Khi sử dụng email doanh nghiệp, không gian lưu trữ trên email của bạn sẽ được mở rộng, mang đến khả năng lưu trữ các thông tin liên quan đến công việc một cách hiệu quả.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp

Chọn nhà cung cấp uy tín

Hãy tìm hiểu thật kỹ lưỡng về thông tin của các nhà cung cấp trên thị trường để có thể tìm được một nhà cung cấp uy tín nhất. Vì email doanh nghiệp sẽ gắn bó với doanh nghiệp trong thời gian dài. Nên cần pahir tìm được nguồn cung cấp tin cạy, đảm bảo tính bền vững cho quá trình sử dụng đạt nhiều hiệu quả. Những tiêu chí cần đảm bảo khi bạn cân nhắc lựa chọn một nhà cung cấp email uy tín là:

  • Hỗ trợ 24/7.
  • Hạn chế tối tình trạng spam box, Blacklist IP.
  • Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%.
  • Bảo mật tối đa nhờ sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng.
  • Cung cấp giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng.
  • Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).
  • Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Yahoo, Outlook…
  • Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng.
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp: Chọn nhà cung cấp uy tín
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp: Chọn nhà cung cấp uy tín

Lưu ý khi đặt tên email

  • Chọn tên đơn giản và ý nghĩa: Email ngoài hỗ trợ quản lý công viêc, nó còn là phương tiện để trao đổi thông tin với các đối tác và khách hàng. Vì vậy, bạn cần phải đảm bảo email của mình phải thật ngắn gọn và dễ nhớ. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ lấy tên doanh nghiệp của mình để làm tên miền cho ematl. Trong trường hợp tên doanh nghiệp quá dài, bạn có thể sử dụng từ viết tắt.
  • Đặt tên theo từng phòng ban: Đặt tên theo cách này sẽ giúp bạn phân chia công việc hiệu quả cho các phòng ban với từng chuyên môn riêng. Ví dụ như: hotrokhachhang@…, sale@…, customersupport@…
  • Tránh đặt tên dùng các từ nhạy cảm: khi đặt tên cho email, các từ đều chuyển thành từ không có dấu. Vì vậy đối với các từ nhạy cảm không nên đặt cho email vì sẽ ít nhiều khiến khách hàng cảm thấy không thiện cảm.
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp: Lưu ý khi đặt tên email
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp: Lưu ý khi đặt tên email

Nên chèn chữ ký vào email

Chữ ký email sẽ giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Một chữ ký email đầy đủ sẽ bao gồm các nội dung: tên người người kèm chức vụ, tên công ty, số điện thoại và địa chỉ liên hệ của công ty, logo công ty. Đây là những thông tin cơ bản, bạn có thể nghiên và chèn thêm các thông tin phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Và cần lưu ý rằng, chữ ký email phải được đồng nhất trên tất cả các email của từng phòng ban, yếu tố thay đổi chính là tên người gửi, đối với các thông tin còn lại sẽ được giữ cố định.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp: Nên chèn chữ ký vào email
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp: Nên chèn chữ ký vào email

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về Những lưu ý quan trọng khi sử dụng email doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ có ích đối với website của bạn.

Nếu bạn đang có nhu cầu thiết kế website chuẩn SEO, bạn có thể liên hệ với WEBNOW. Chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế website chất lượng, chuyên nghiệp và uy tín nhất.

WEBNOW tự hào là đơn vị thiết kế website chuyên nghiệp, chất lượng và giá tốt hàng đầu thị trường. Chúng tôi luôn đặt uy tín và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.

Đội ngũ kĩ thuật viên với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế website sẽ cung cấp cho bạn một website với:

  • Tích hợp đầy đủ tính năng, thân thiện với người dùng.
  • Chứng chỉ bảo mật an toàn SSL và HTTPS được cung cấp đầy đủ.
  • Giao diện hiện đại, độc đáo, chuẩn SEO.
  • Tính năng quản lý sản phẩm thông minh, linh hoạt.
  • Dễ dàng quản lý và vận hành trang web.

Ngoài ra, hiện nay WEBNOW còn cung cấp các dịch vụ viết bài content chuẩn SEO cho website, chạy quảng cáo Facebook, chạy quảng cáo Google, thiết kế banner, thiết kế logo, quản lý và phát triển website… cực kì chuyên nghiệp và chất lượng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi khi bạn có nhu cầu.

WEBNOW – NAY CODE MAI GIAO

Hotline: 02862.722.577
Email: hi@webnow.vn
Địa chỉ: 178 Bùi Đình Túy, Phường 12, Quận Bình Thạnh, TP.HCM

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *